Yhteenveto

Haluamme antaa käyttäjillemme, työnhakijoillemme ja yhteistyökumppaneillemme mahdollisimman selkeän kuvan siitä, miten käsittelemme henkilötietoja ja muita palveluidemme käyttöön liittyviä tietoja. Tällä sivustolla kerromme mitä tietoja keräämme, miten käsittelemme niitä ja mihin käytämme keräämiämme tietoja. Kerromme myös oikeuksistasi kuluttajana perustuen EU:n henkilötietoja koskevaan lainsäädäntöön.

Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely on järjestetty Kuopion Energia -konsernissa (Kuopion Energia Oy ja Kuopion Sähköverkko Oy) samalla tavalla.

Sisällysluettelo

 

Asiakkaat

Mitä tietoja keräämme?

Keräämme asiakkaistamme tietoja, jotka perustuvat sopimuksiin, sekä markkinointitietoja, jotka perustuvat suostumukseen. Keräämme tietoja, kun asiakas tekee kanssamme sopimuksen sekä mahdollisten puheluiden ja tapahtumien yhteydessä.

Keräämme tietoja myös ulkopuolisista lähteistä, kuten julkisista avoimista tietolähteistä, yhteistyökumppaneiltamme, luottotietoja tarjoavilta yrityksiltä ja muilta palveluntarjoajilta.
Tarvitsemme tietoja, jotta pystymme tarjoamaan sopimuksen mukaisia palveluita sinulle parhaalla mahdollisella tavalla. Meidän on myös tarpeen pystyä tunnistamaan sinut eri palveluissa. Osa tietojen käsittelystä on määritelty laissa ja osa on palveluehtojen asettamia vaatimuksia tietojenkäsittelystä.

Sopimusta tehtäessä

Pyydämme sinulta tiettyjä henkilötietoja, kun teet kanssamme sopimuksen. Tietoja ovat esimerkiksi nimesi, henkilötunnuksesi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi ja osoitteesi.

Keräämme laajimmillaan seuraavia tietoja:

  • nimi
  • ikä tai syntymävuosi
  • henkilötunnus
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • katuosoite, postinumero ja -toimipaikka
  • asiakkaan edustajan tai asiakkaan yhteyshenkilön nimi, henkilötunnus, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • asiakasnumero
  • sopimustunnus
  • sopimuksen viite
  • liittymän tunnus
  • kaupunginosa/kortteli/tontti
  • sopimuksen alku- ja loppupäiväys
  • sopimusasiakkaan ilmoittamat suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

Käyttöpaikan tiedot

  • Käyttöpaikan tunnus
  • käyttöpaikan katuosoite, postinumero ja -toimipaikka
  • asumismuoto ja omistussuhde
  • jakeluverkonhaltija
  • sopimuksen alku- ja loppupäiväys
  • sopimusasiakkaan tuote
  • tuotteen hinta
  • lämmitysratkaisu
  • kulutustiedot
  • Kuopion Energia -konsernin käyttökohteeseen toimittaman laitteen tiedot
  • mittaustapa
  • pääsulakkeen koko
  • liittymän koko
  • liittämiskohta
  • jännitetaso
  • liittymisjohdon pituus
  • sopimuslämpöteho
  • sopimusvesivirta
  • sopimusrakennustilavuus
  • tieto mahdollisesta pääsystä kiinteistön tekniseen tilaan
  • mittauslaitteen paikannuskoordinaatit
  • arkistotunnus
  • mittauksen etusulakkeen koko
  • käytön ajoitus
  • sähkön kulutusarvio tai tiedot kulutuksesta
  • Käyttökohteen keskeytyskriittisyys

Laskutus ja maksuliikennetiedot

  • pankkitilinumero
  • sopimuksen alku- ja loppupäiväys
  • luottotiedot
  • tuote
  • hinta
  • laskun summa
  • eräpäivä
  • suorituksen summa ja suorituspäivä
  • laskutusrytmi
  • laskutustapa
  • tiedot maksuista

Muut tiedot

  • asiakaspalveluun saapuneiden puheluiden tallenteet
  • asiakkaan tallentamat kohteen ja tapahtumien/tehtävien tiedot
  • palvelujen käyttöön liittyvät tiedot
  • lainsäädännön mukaiset lupa- ja kieltotiedot
  • asiakkaiden tyytyväisyystiedot
  • muut nykyisen tai aikaisemman asiakkaan suostumuksella tai valtuuttamana saadut tiedot, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun toteuttamiseksi

Tiedot kolmansilta osapuolilta

Voimme kerätä sinuun liittyviä tietoja myös nk. kolmansien osapuolten tarjoamista lähteistä, kuten julkisista rekistereistä sekä yksityisistä rekistereitä tarjoavista palveluista, jotta voimme täyttää lakisääteiset velvoitteemme ja tarjota sinulle mahdollisimman laadukasta palvelua. Käytämme keräämiämme tietoja niiden tietojen ohella, jotka olet antanut sopimuksen teon yhteydessä, jotta voimme parantaa palveluamme mahdollisimman monipuolisella tietokannalla.

  • Fingrid Datahub Oy
  • Väestötietojärjestelmä
  • Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (YTJ)
  • Suomen Asiakastieto Oy
  • Fonecta Oy
  • Itella Asiakkuusmarkkinointi Oy
  • Kuopion kaupunki

Näiden tahojen lisäksi saamme verkkosivustomme käytöstä ja kävijöiden kiinnostuksen kohteista tietoja verkkomarkkinointiin erikoistuneista analytiikkapalveluista. Tarkoituksemme on käyttää tietoja siten, että ne palvelevat sinua parhaiten ja että mainonta kohdistuu kiinnostuksesi kohteiden mukaan juuri sinulle parhaiten sopivalla tavalla.

Mihin käytämme tietoja ja millä oikeusperusteella?

Asiakkailta keräämiämme tietoja käytetään energiapalveluiden tuottamiseen ja markkinointiin.

Verkkosivustoillamme käytetään evästeitä, käyttöehdoistamme löytyy lisätietoa evästeiden käytöstä.

Käsittelemme henkilötietoja itse, mutta käytämme henkilötietojen käsittelyyn myös alihankkijoita ja toimittajia, siis toisia käsittelijöitä. Nämä ovat kumppaniyrityksiämme, jotka tukevat meitä palvelujemme tuottamisessa. Tällaisia palvelukumppaneita ovat esimerkiksi:

  • Informaatioteknologiaan liittyvät palveluntarjoajat ja palveluiden tuottajat
  • Myyntiin ja markkinointiin liittyvät kumppanit
  • Henkilötietoja luovutetaan lainmukaisin perustein myös viranomaisten käsiteltäväksi

Muiden henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on aina olemassa sopimussuhde, jossa määritellään ja rajataan henkilötietojen käyttö tarkoituksenmukaisesti ja että käsittely tapahtuu turvallisesti ja parhaiden käytäntöjen mukaisesti. Emme anna asiakastietojamme esimerkiksi alihankkijoidemme omaan käyttöön. Henkilötietoja saavat Kuopion Energia konsernissa ja alihankkijoillamme käsitellä vain sellaiset henkilöt, joilla on tarve työsuhteensa tai toimenkuvansa vuoksi käsitellä henkilötietoja.

Käytämme asiakastietoja seuraavien perusteiden mukaisesti:

Sopimukseen ja lakisääteisiin velvoitteisiin perustuva käsittely

Sopimukseen perustuvalla käsittelyllä viitataan sellaiseen käsittelyyn, joka meidän on välttämätöntä tehdä toimittaaksemme sopimuksen mukaisia palveluita. Näihin liittyy usein myös lakisääteisiä velvoitteita, sillä esimerkiksi sähkömarkkinalaki määrittelee sähkön kulutuksen mittaukseen liittyvästä käsittelystä ja kirjanpitolainsäädäntö laskutukseen liittyvistä velvoitteista. Näitä on joskus mahdoton erottaa toisistaan, koska esimerkiksi sähköverkkopalveluiden myynti ja tuottaminen edellyttää sähkömarkkinalain noudattamista ja laskutukseen liittyvät asiat kirjanpitolainsäädännön noudattamista.

Alla on kuvattu näihin perusteisiin liittyvä käsittely:

  • energiantoimitus, liittämis- ja verkkopalvelujen ylläpito
  • energiantoimitus, liittämis- ja verkkopalveluun liittyvien palvelujen tarjoaminen ja toimitus
  • laskutus, maksujen valvonta ja perintä
  • energiankulutuksen profilointi voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti
  • sopimusehtojen mukaisten velvoitteiden hoitaminen
  • lakiin, asetuksiin ja viranomaismääräyksiin liittyvien velvoitteiden hoitaminen, kuten energiaviraston määräysten, mittauslaitelain ja energiatehokkuuslain vaatimukset, esim:
    • Sähkönkulutuksen mittaaminen
    • Sähköverkon häiriöistä tiedottaminen
    • Sähköverkon keskeytyskriittisyystieto (Valtioneuvoston asetus varautumissuunnitelmaan sisällytettävästä sähkönkäyttöpaikkojen etusijajärjestyksestä). Tämä ei kuitenkaan aseta tavanomaisia kuluttaja-asiakkaita keskenään erilaiseen asemaan, koska tavanomaiset asunnot kuuluvat kaikki samaan kriittisyysluokkaan.

Yleiseen etuun perustuva käsittely

Yleiseen etuun perustuva käsittely Kuopion Energia -konsernissa on sellaista, johon lainsäädäntö antaa mahdollisuuden, mutta ei erikseen velvoita. Tällaista käsittelyä on mm. sähkömarkkinalain 22 §:ään perustuva tehokkaampien ja energia säästävämpien ratkaisujen kehittäminen.

Kiinteistöjen sähkönmittausdataan perustuen arvioidaan kiinteistön lämmitysmuotoa ja luokitellaan kiinteistöjä sen mukaan. Olemassa olevan lämmitysmuodon tehokkuutta verrataan muihin lämmitysratkaisuihin ja pyritään löytämään siten tehokkaampi ja sähköä säästävämpi ratkaisu. Analyysiä tehdään mm. kaukolämpöverkon alueella sijaitsevien sellaisten kiinteistöjen osalta, jotka eivät kuulu vielä kaukolämpöverkkoon. Tämä perustuu siihen, että kaukolämmitys on sitä energiatehokkaampaa, mitä suurempi osuus alueen kiinteistöstä kuuluu jakelun piiriin. Analyysi auttaa ymmärtämään mahdollisia syitä heikon hyödynnettävyyden taustalla.

Yleiseen etuun perustuva käsittely edellyttää myös sähkömarkkinalain mukaisia lisäsuojakeinoja ja korkeaa turvallisuustasoa. Tietoturvamenettelyitä tämän käsittelyn osalta on muun muassa:

  • Analyysiä tehdään vain Kuopion Energia -konsernin yhtiöissä
  • Analyysissä on erillinen data-analytiikka-tiimi, jolloin vain erikseen nimetyillä henkilöillä on pääsy mittausdataan. Järjestelmässä on oma sisäinen käyttövaltuushallinta, jossa voidaan erotella myös erilaisia tasoja eri käyttötarkoituksiin
  • Tietoja käsitellään turvallisessa ympäristössä, joka on eriytetty toimistoverkoista
  • Tiedoissa käsitellään vain käyttöpaikkojen numeroita ja kulutustietoa, ei sopimusten osapuolten henkilötietoja tai muita asiakkaisiin suoraan liittyviä tietoja

Myös yleiseen etuun perustuvaa käsittelyä on mahdollisuus vastustaa. Tästä voit lukea lisää luvusta Tietojen käsittelyn vastustaminen.

Oikeutettuun etuun perustuva käsittely

Oikeutettuja etuja henkilötietojen käsittelyn osalta on mm.

  • Liiketoiminnan kehittäminen, jonka vuoksi voimme esimerkiksi analysoida asiakkaiden energiakulutusta
  • asiakaspalveluhenkilöstön kouluttaminen ja palvelutasotutkimukset
  • Puhelutallenteiden kerääminen sopimusten varmistamiseksi ja asioinnin tapahtumien varmistamiseksi
  • Kaukolämmön osalta käyttöpaikan keskeytyskriittisyys ei kuulu lakisääteisiin velvoitteisiin, mutta Kuopion Energia käsittelee sähkönkäyttöpaikkaan liittyvää keskeytyskriittisyystietoa myös kaukolämpökohteiden osalta. Tämä ei kuitenkaan aseta tavanomaisia kuluttaja-asiakkaita keskenään erilaiseen asemaan, koska tavanomaiset asunnot kuuluvat kaikki samaan kriittisyysluokkaan.
  • Kaukolämmön jakeluhäiriöistä tiedottaminen tekstiviestillä ja puhelimitse. Voit vastustaa käsittelyä joko vastaamalla tekstiviestiin tai olemalla yhteydessä asiakaspalveluun. Tällöin et kuitenkaan saa tietoa häiriöistä suoraan, vaan tieto tulee tarkistaa itse esim. Häiriötilanteet -sivultamme.

Oikeutettuun etuun perustuvasta käsittelystä olemme suorittaneet oikeuksien tasapainotestit, joilla pyritään mm. varmistamaan tällaisen käsittelyn turvallisuus ja luottamuksellisuus. Saat näistä lisätietoja meiltä halutessasi.

Oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä on myös aina oikeus vastustaa. Vastustamisoikeuden käytöstä lisätietoja luvussa Tietojen käsittelyn vastustaminen.

Asiakastutkimukset ja -kyselyt

Oikeutettuun etuun kuuluu myös suurin osa suoritetuista asiakastutkimuksista ja kyselyistä. Oikeutettuja etujamme on elinkeinonharjoittaminen, liiketoiminnan kehittäminen, tuotteiden ja palveluidemme kehittäminen sekä asiakastyytyväisyyden kasvattaminen liiketoiminnan edistämiseksi. Asiakastyytyväisyys on määritelty Kuopion Energialla yhdeksi tulostavoitteeksi ja sitä pyritään mittamaan säännöllisesti asiakkaidemme palvelukokemuksen parantamiseksi.

Näitä voidaan joskus tehdä myös suostumukseen perustuen, mutta tällaisista informoidaan aina tapauskohtaisesti suostumusta kerätessä.

Tutkimuksia varten käsitellyt henkilötiedot ovat:

  • Nimi ja yhteystiedot riippuen siitä, tehdäänkö tutkimus puhelimitse, sähköpostilla vai postilla
  • Tutkimuskysymyksissä voi esiintyä tietoja, kuten asiakkuuden pituus, energiayhtiö ja palvelu tai tuotteet, sanallisia mielikuvia sekä monivalintakysymyksiä yhtiöstä ja luottamuksesta sekä tyytyväisyydestä yhtiöön sekä sen palveluihin, tuotteisiin ja asiakaspalveluun.
  • Lisäksi kysytään asumismuoto (kiinteistön tyyppi), sopimuksen solmimistapaa, toimituksen helppoutta ja mielikuvia siitä, kehitysajatuksia ja ideoita sekä tutkimuksen luonteeseen liittyvää palautetta.
  • Tutkimuksen taustakysymyksissä voidaan kysyä ikää, tilannetta työelämässä, koulutustasoa, asuinaluetta, talouden kokoa, tuloluokkaa tai yritystoiminnan ollessa kyseessä liikevaihtotietoja ja yrityksen toimialatietoja.

Tutkimusten tuloksia tai tietoja ei yhdistetä asiakasrekisteriimme, eikä niiden perusteella muodosteta asiakkaista tyytyväisyysprofiileja tai muitakaan lisätietoja. Jokainen tutkimus on aina yksittäinen ja jos kyseessä on pidempikestoinen tutkimus, jossa haetaan pitkän aikavälin muutoksia, siitä kerrotaan tutkimuksen yhteydessä. Tavoitteena on aina palveluidemme kehittäminen ja tiedon saaminen palveluistamme, ei asiakkaidemme profilointi.

Tutkimuksiin osallistuminen ja yksittäisten vastausten antaminen on aina vapaaehtoista, eikä saata ketään erilaiseen asemaan. Tutkimuksia ja kyselyitä tehdään Kuopion Energian oman henkilöstön toimesta, mutta myös näitä palveluita tarjoavien tahojen toimesta. Kumppaniemme toimintaa ohjaavat aina keskinäiset sopimuksemme ja vaikka kumppani suorittaisi tutkimusta, sillä ei ole koskaan oikeutta käsitellä kerättyjä henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.

Meneillään olevien tutkimusten osalta henkilötietoja ei yhdistetä keskenään, vaikka nimettömiä tuloksia ja trendejä voidaan yhdistellä ja seurata rinnakkain. Näitäkään tietoja ei koskaan liitetä mihinkään asiakastietoihimme.

Henkilötietoja tutkimusten osalta ei myöskään siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle asiakastietojen osalta

Kuopion Energia -konsernin asiakasrekisteristä ei lähtökohtaisesti luovuteta tietoja konsernin ulkopuolelle muussa kuin energiamarkkinoiden ja lainsäädännön velvoittamissa tapauksissa. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin. Tietoja luovutetaan pyynnöstä myös asiakkaalle itselleen tai asiakkaan edustajalle valtakirjalla.

Tietoja voidaan siirtää rekisterin käyttötarkoituksen mukaisesti Kuopion Energia -konsernin yhteistyökumppaneille, palveluntuottajille tai alihankkijoille. Tällaisia siirtoja suojaa kuitenkin keskinäiset sopimuksemme, eivätkä kansainväliset alihankkijammekaan saa käyttää Kuopion Energian henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.

Asiakastietoja voi sijaita myös ETA-alueen ulkopuolella johtuen käyttämiemme pilvipalveluiden ja teknologiatoimittajien ylläpitopalveluista tai tietojen säilytykseen liittyvistä palveluista (esim. Microsoft ja Microsoft Azure-alustat). Näissä tietojen siirroissa käytämme siirtomekanismina Europan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita. Lisäsuojakeinoina suojaamme tietoja kohdemaiden viranomaisen käsittelyltä mm. salaamalla siirrettävät tiedot siten, ettei niihin ole pääsyä ETA-alueen ulkopuolella.

Markkinointi

Keräämme markkinointitarkoituksiin laajimmillaan tietoja seuraavasti:

  • nimi
  • puhelinnumerot
  • sähköpostiosoite
  • katuosoite, postinumero ja -toimipaikka
  • henkilön/asiakkaan ilmoittamat suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • Lisäksi voimme käyttää seuraavia tieto, jos ne ovat meidän tiedossa:
    • Tieto asumismuodosta
    • lämmitysratkaisu ja kulutukseen liittyvät tiedot
    • asiakaspalveluun saapuneiden puheluiden tallenteet

Tietolähteet

  • antamasi tiedot, jotka on koostettu antamistasi kampanja- ja kilpailutiedoista
  • käymäsi keskustelut asiakaspalvelumme kanssa, esimerkiksi puhelimessa, sähköpostitse tai chat-palvelun kautta
  • muut yhteydenottosi sekä antamasi asiakaspalautteet

Voimme tehdä markkinointia joko suostumukseen perustuen tai suoramarkkinointiin liittyvään oikeutettuun etuun perustuen:

  • tuotteiden ja palveluiden markkinointi ja etämyynti, suoramarkkinointi
  • vahvistaaksemme ja markkinoidaksemme palveluitamme, sekä palveluidemme ja tuotteidemme myymiseen ja tuottamiseen. On mahdollista, että lähetämme sinulle etuja ja tarjouksia energiapalveluistamme ja muista tuotteistamme. Voimme myös tuottaa sinulle energiankulutukseen liittyviä vinkkejä ja neuvoja, joiden avulla voit säästää rahaa ja ympäristöä. Käytämme tietojasi, jotta voimme kehittää tulevia palveluitamme siten, että ne vastaavat parhaiten tarpeitasi.
  • yhteystietojen käsittelyyn asiakasviestintää ja mahdollista sopimussuhteen perustamista varten sekä tarjotaksemme energiapalveluita.
  • Kuopion Energian suoramainontaan, etämyyntiin, sähköpostimarkkinointiin, muuhun suoramarkkinointiin, tekstiviestikyselyihin, muihin asiakaskyselyihin tai muihin näihin rinnastettaviin toimiin. Henkilötietoja voidaan luovuttaa ja siirtää Kuopion Energian alihankkijoille ja palveluntuottajille sekä tytäryhtiöille Kuopion Energian suoramainontaan, etämyyntiin, sähköpostimarkkinointiin, muuhun suoramarkkinointiin, tekstiviestikyselyihin, muihin asiakaskyselyihin tai muihin näihin rinnastettaviin toimiin.
  • Evästeiden käyttöön verkkosivuillamme on suostumustyökalu, jolla voit hallinnoida suostumusta päätelaitteesi tietojen käsittelyssä.

Oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä, kuten suoramarkkinointia, on myös aina oikeus vastustaa. Vastustamisoikeuden käytöstä lisätietoja luvussa Tietojen käsittelyn vastustaminen.

Työnhakijat

Mitä tietoja keräämme?

Työhakemuksiin ja rekrytointiin liittyvät tiedot kuten nimi, osoite, muut yhteystiedot, syntymäaika, henkilöä kiinnostavan työn yksilöintitiedot työhakemukseen ja ansioluetteloon liittyvät tiedot, kuten koulutustiedot, työkokemus, kielitaito, osaaminen, palkkatoivomus haastatteluun, mahdolliset muut työnhakijan itsensä antamat tiedot, kuten henkilötunnus, luottamustoimet tai henkilön kuva, mistä tieto työmahdollisuudesta on saatu sekä hakemuksen käsittelyyn ja tilanteeseen liittyviä tietoja. Työsuhteen aloituslomaketta varten lisäksi työaikaryhmä, esimies ja osastotieto.

Henkilöarviointeihin ja turvallisuusselvityksiin liittyvät tiedot kuten nimi ja selvityksen tulos.

Mihin käytämme tietoja ja millä oikeusperusteella?

Rekrytoinnissa käsittelemme tietoja aina suostumukseen perustuen tai työsopimuksen valmistelemiseksi. Tietoja käytetään rekrytointiprosessin eri vaiheissa ja työsuhteen aloittamisessa. Tiedot saamme työnhakijalta itseltään. Kolmansilta osapuolilta voimme kerätä tietoja esimerkiksi luottokelpoisuuden varmistamiseksi tai henkilöarviointien yhteydessä, mutta tästä ilmoitetaan aina erikseen.

Valittujen henkilöiden hakemusasiakirjoja säilytämme pääsääntöisesti koko työsuhteen ajan.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää Kuopion Energia -konsernin yhteistyökumppaneille tai palveluntuottajille. Tällaisia siirtoja suojaa kuitenkin keskinäiset sopimuksemme, eivätkä kansainväliset alihankkijammekaan saa käyttää Kuopion Energian henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.

Henkilötietoja voi sijaita myös ETA-alueen ulkopuolella johtuen käyttämiemme pilvipalveluiden ja teknologiatoimittajien ylläpitopalveluista tai tietojen säilytykseen liittyvistä palveluista (esim. Microsoft ja Microsoft Azure-alustat). Näissä tietojen siirroissa käytämme siirtomekanismina EU komission tietosuojan riittävyyspäätöstä (EU-US tietosuojakehys, johon toimittajat ovat sertifioituneet).

Alihankkijat, urakoitsijat ja vuokratyövoima

Mitä tietoja keräämme?

Keräämme tiedot pääosin ko. palvelua tarjoavalta yritykseltä ja rekisteröidyltä itseltään. Palveluyritys ja Kuopion Energia vaihtavat tietoja keskinäisen sopimuksensa mukaisesti. Keräämme tietoja myös julkisista lähteistä kuten yritysrekisterit ja PRH:n kaupparekisteristä sopimuksen allekirjoituksen varmentamiseksi.

Keräämme alihankkijoita, urakoitsijoita ja vuokratyövoimaa koskien enimmillään seuraavia tietoja:

  • Henkilön tunnistamiseen liittyvät tiedot kuten nimi, syntymäaika, henkilöllisyystodistus, yhteystiedot ja veronumero
  • Työnantajaan liittyvät tiedot kuten nimi ja yritystunnus. Edustajan nimi ja yhteystiedot Suomessa
  • Kulunvalvontaa ja luovutettujen Abloy –avaintenhallintaan liittyvät tiedot kuten tunniste, nimike, etu- ja sukunimi, puhelin- ja matkapuhelinnumero, sähköpostiosoite, kieli, osasto, esimies, työ, luokittelut, toimialue, yritys ja sen osoite, liikkumistietoja
  • Pukukaappien ja postilokeroiden hallinnointiin liittyvät tiedot kuten nimi, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus ja puhelinnumero.
  • Työtehtävää kuvaavat tiedot: nimike, tehtävänkuvaus tai vastuualue ja yrityksen tiedot, jota henkilö edustaa
  • Veronumerorekisterin hallinnointiin liittyvät tiedot kuten nimi, henkilötunnus, kotivaltio, (kansalaisuus) ja työsuhteen laatu
  • Tietoja erilaisista työtehtävien edellyttämistä pätevyyksistä ja käydyistä kursseista sekä kurssien suorituksista
  • Toiminnanohjaukseen (Headpower -portaali) liittyvät tiedot kuten nimi, sähköposti, puhelinnumero, tehtävänimike, tiimi ja työnantajan nimi
  • Kunnossapitojärjestelmään (Alma) liittyvät tiedot kuten nimi, käyttäjätunnus, sähköposti ja puhelinnumero
  • Mobiilileimauksissa käyttäjän tunnistamiseen liittyvät tiedot kuten sähköpostiosoite ja salasana. Sijaintitieto käyttäjän sen salliessa (tieto onko henkilö työmaa-alueella vai sen ulkopuolella). Evästeet käytössä.

Mihin käytämme tietoja ja millä oikeusperusteella?

Käytämme tietoja ostettavan palvelun hallinnointiin. Käsittelemme tietoja lakivaatimusten pohjalta (henkilön veronumero), oikeutetulla edulla turvallisuuden varmentamiseksi (kulunvalvonta sekä avaimet) sekä oikeutetulla edulla elinkeinoharjoittamiseen ja työn johtamiseen ja järjestämiseen (pukukaapit ja postilokerot).

Säilytämme tietoja henkilöä koskevan alihankinta- tai vuokratyösuhteen ajan.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää Kuopion Energia -konsernin yhteistyökumppaneille tai palveluntuottajille. Tällaisia siirtoja suojaa kuitenkin keskinäiset sopimuksemme, eivätkä kansainväliset alihankkijammekaan saa käyttää Kuopion Energian henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.

Tietoja voi sijaita ETA-alueen ulkopuolella johtuen käyttämiemme pilvipalveluiden ja teknologiatoimittajien ylläpitopalveluista tai tietojen säilytykseen liittyvistä palveluista (esim. Microsoft ja Microsoft Azure-alustat). Näissä tietojen siirroissa käytämme siirtomekanismina EU komission tietosuojan riittävyyspäätöstä (EU-US tietosuojakehys, johon toimittajat ovat sertifioituneet).

Vierailijat

Mitä tietoja keräämme?

Keräämme tiedot pääosin rekisteröidyltä itseltään:

  • Sähköiseen pysäköintiin liittyvät tiedot kuten nimi, sähköposti, ajoneuvon rekisteritunnus
  • Vierailijaksi ilmoittautuminen ja rekisteröinti kuten nimi ja yritys, jossa työskentelee. Käytössä ilmoittautumisautomaatti.

Kuopion Energia Oy:llä kameravalvontaa toteutetaan Haapaniemen toimitalon ja voimalaitoksen alueella ja toimitiloissa. Kaikissa valvottavissa kohteissa on yleisölle ilmoitus ”Alueella on kameravalvonta”.

Kameratallenteita säilytetään pääsääntöisesti enintään 12 kk.

Mihin käytämme tietoja ja millä oikeusperusteella?

Tietoja käytetään rekisteröidyn tunnistamiseksi ja turvallisuuden varmistamiseksi sekä omaisuuden ja liiketoimintamme turvallisuuden varmistamiseksi.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää rekisterin käyttötarkoituksen mukaisesti myös muille Kuopion Energia -konsernin yhteistyökumppaneille tai palveluntuottajille. Tällaisia siirtoja suojaa kuitenkin keskinäiset sopimuksemme.

Tietoja ei siirretä ETA-alueen ulkopuolelle.

Kiinteistön vuokralaiset

Mitä tietoja keräämme?

  • Pukukaappien ja postilokeroiden hallinnointiin liittyvät tiedot kuten nimi, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus ja puhelinnumero.
  • Kulunvalvontaan ja avaintenhallintaan liittyvät tiedot kuten tunniste, nimike, etu- ja sukunimi, puhelin- ja matkapuhelinnumero, sähköpostiosoite, kieli, osasto, esimies, työ, luokittelut, toimialue, yritys ja sen osoite, liikkumistietoja

Mihin käytämme tietoja ja millä oikeusperusteella?

Tietoja käytetään rekisteröidyn tunnistamiseksi ja turvallisuuden varmistamiseksi. Käsittelemme tietoja oikeutetulla edulla turvallisuuden varmentamiseksi (kulunvalvonta sekä avaimet) sekä oikeutetulla edulla elinkeinoharjoittamiseen (pukukaapit ja postilokerot).

Tietoja säilytetään vähintään vuokrasuhteen ajan. Turvallisuuteen liittyen tietojen säilytysaika on 10 vuotta vuokrasuhteen päättymisestä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää rekisterin käyttötarkoituksen mukaisesti Kuopion Energia -konsernin yhteistyökumppaneille tai palveluntuottajille. Tällaisia siirtoja suojaa kuitenkin keskinäiset sopimuksemme, eivätkä kansainväliset alihankkijammekaan saa käyttää Kuopion Energian henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.

Tietoja voi sijaita ETA-alueen ulkopuolella johtuen käyttämiemme pilvipalveluiden ja teknologiatoimittajien ylläpitopalveluista tai tietojen säilytykseen liittyvistä palveluista (esim. Microsoft ja Microsoft Azure-alustat). Näissä tietojen siirroissa käytämme siirtomekanismina EU komission tietosuojan riittävyyspäätöstä (EU-US tietosuojakehys, johon toimittajat ovat sertifioituneet).

Apprix-koulutusympäristö

Kuopion Energia ylläpitää Apprix -koulutusympäristöä. Käsittelyn tarkoituksena on tarjota asianmukaiset ja hyvät ohjeet töiden turvalliseen suorittamiseen omalle henkilöstölle ja alihankkijoiden henkilöstölle. Osa koulutuksista voi olla edellytyksenä tietyissä ympäristöissä toimimiselle ja koulutuksiin voi liittyä testejä, joilla varmistetaan riittävä osaaminen ja koulutussisältöjen omaksuminen.

Koulutusympäristöön tallentuu seuraavia henkilötietoja:

  • Nimi ja sähköposti
  • Veronumero tai työntekijän muu yksilöllinen tunniste
  • Koulutukset, suorituksen kokonaistulos, vastaukset, oikeat ja väärät vastaukset ja niiden lukumäärät, mahdollisesti jätetty palaute, koulutuksen suorituksen kesto, ja selain sekä sen versio, jolla koulutus on suoritettu.
  • Koulutukset voivat sisältää esim. videomateriaalia myös ulkoisista lähteistä. Näistä informoidaan tarkemmin koulutuksen ohjeissa.

Omien työntekijöidemme osalta ympäristöön voi tallentua myös tarkempia tietoja työntekijän sijoittumisesta organisaatioon, toimenkuvasta tai esihenkilöihin liittyviä tietoja. Oman henkilöstön tietoja kerätään vain työantajan omista tiedoista tai suoraan työntekijältä. Alihankkijoiden ja toimittajien henkilöstön tiedot toimittaa meille taho, johon henkilöllä on voimassaoleva työsuhde.

Käsittelyn perusteena on työturvallisuuslaki ja työlainsäädäntö, joka edellyttää työnantajaa tarjoamaan riittävät ohjeet ja opastuksen töiden turvalliseen suorittamiseen. Joihinkin työtehtäviin tai paikkoihin voi liittyä myös edellytys koulutuksen suorittamisesta, mikäli työympäristön on katsottu olevan sellainen, ettei siellä voi turvallisesti työskennellä ilman koulutusta.

Henkilötietoja käsitellään ainoastaan ETA-alueella, eikä niitä luovuteta muille kuin henkilöiden työantajille tai esihenkilölle sekä työympäristöjen turvallisuudesta vastaavalle henkilöstölle. Koulutusympäristön kautta saatuja tietoja ei käytetä mihinkään muihin käyttötarkoituksiin ja Kuopion Energia sitoutuu pitämään kaikki henkilötiedot luottamuksellisena.

Voit käyttää sinulle kuuluvia tällä selosteella kuvattuja henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksiasi joko oman työnantajasi ohjeistamalla tavalla tai esihenkilösi kautta. Viime kädessä voit olla yhteydessä myös selosteella oleviin yhteystietoihin tai pyytämällä lisätietoja osoitteesta tietosuoja@kuopionenergia.fi.

Sinun oikeutesi

Tällä selosteella on kerrottu, kuka käsittelee henkilötietojasi, minne henkilötietojasi luovutetaan ja miksi niitä luovutetaan. Voit myös tarkastaa itseäsi koskevat tiedot ja vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisua sekä turhan tai vanhentuneen tiedon poistoa. Rekisteröityjen oikeudet on varattu hänen itsensä käyttöön, eikä niitä voi käyttää toisen puolesta ilman valtuutusta. Jos asioit sukulaisesi tai muun henkilön puolesta, huolehdi siitä, että sinulla on valtakirja hänen oikeuksiensa käyttämiseen.

Voit hallinnoida ja katsella keskeisimpiä henkilötietojasi Kuopion Energian Väppi-palvelussa.

Jos sinulla ei ole Väppi sovellusta, voit jättää tietojen tarkastuspyynnön tai tietojen muutos- ja poistopyynnön seuraavilla sähköisillä lomakkeilla:

Jos et voi käyttää kumpaakaan sähköistä tapaa, voit kysyä lisätietoja oikeuksiesi käyttämisestä myös asiakaspalvelustamme:

Asiakaspalvelu, puh. 020 520 01 tai sähköpostilla: asiakaspalvelu@kuopionenergia.fi.

Tiedonsaantioikeus

Jotta henkilötietojen käsittely on laillista, tietojen käsittelyn on oltava avointa. Kerromme tällä sivustolla rekisteriimme kuuluville henkilöille seuraavia asioita:

  • yhteydenotto-ohjeet Kuopion Energian tietosuojaa koskevissa asioissa
  • rekisteriimme kerättyjen henkilötietojen käytön tarkoitus ja laillinen peruste
  • minne ja miksi luovutamme henkilötietoja, jos luovutamme niitä
  • oikeutesi henkilötietojen käsittelyn eri vaiheissa

Jos haluat tietoja käsittelystämme laajemmin, voit esittää meille siitä tarkemman tietopyynnön. Pyrimme myös kehittämään saadun palautteen perusteella tätä tietosuojaselostetta ja ilmoitamme siinä tapahuvista tärkeistä muutoksista.

Tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaisesti oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot ja vaatia virheellisen tiedon korjaamista rekisterissä.

Helpoin tapa hallinnoida ja katsella keskeisimpiä henkilötietojasi Kuopion Energian Väpissä.

Voit jättää tarkastuspyynnön meille myös sähköisellä lomakkeella.

Jos et voi käyttää Väppiä tai sähköistä lomaketta, tulee pyyntö lähettää kirjallisesti osoitteeseen Kuopion Energia Oy, Asiakaspalvelu, PL 105, 70101 Kuopio tai sähköpostilla osoitteeseen asiakaspalvelu@kuopionenergia.fi.

Tietojen käsittelyn vastustaminen

Asiakkuusviestintä ja markkinointiluvat

Sinulla on oikeus päättää, millaista sähköistä viestintää haluat saada meiltä asiakkaanamme.

Sinulla on myös oikeus kieltää Kuopion Energia -konsernia milloin tahansa käsittelemästä sinua koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Yhteystiedot oikeuksien käyttämistä varten ovat tämän luvun alussa.

Mainonnan kohdentaminen verkossa ja evästeillä

Jos haluat, voit itse hallinnoida, evästeiden käytön laajuudesta ja mainonnan kohdentamisesta.

Tutustu evästeiden käyttöön myös verkkosivustomme käyttöehdoissa.

Pystyt estämään evästeiden käytön selaimesi asetuksia muuttamalla tai sivuilla olevalla suostumustyökalulla. Pyydämme sinua huomioimaan, että evästeiden poiston seurauksena jotkin sivustomme toiminnot eivät välttämättä ole käytössäsi.

Voit estää mainonnan kohdentamisen alla olevan linkin kautta. Kohdentamisen eston jälkeen sinulle näytetään yhtä paljon mainoksia kuin aikaisemmin, mutta niitä ei ole valittu kiinnostuksen kohteidesi mukaan.

Tietojen säilytys ja poistopyynnöt

Sinulla on oikeus vaatia tietojesi poistamista. Poistamme tiedot joka tapauksessa sen jälkeen, kun niillä ei ole käsittelyperustetta. Tietojen poistamisessa otamme huomioon myös lainsäädännön sekä asetusten ja sopimusehtojen mukaiset vaatimukset tietojen säilyttämiselle. Tämän johdosta joudumme käsittelemään osaa tiedoista myös sopimuksen päättymisen jälkeen.

Voit jättää tietojen poisto- tai muutospyynnön verkossa sähköisellä lomakkeella.

Asiakastietojen poistot

  • sopimusperusteiset tiedot poistetaan asiakasrekisteristä 10 vuoden kuluttua sopimuksen päättymisestä.
  • suoramarkkinointirekisteristä tiedot poistetaan yhden vuoden kuluttua käsittelyhetkestä.
  • laskutukseen, sopimuksiin ja mittaustietoihin perustuvia tietoja säilytetään 10 vuotta. Säilytysaika perustuu Energiaviraston hyväksymiin verkkopalveluehtoihin, joiden mukaan kuluttajalla on oikeus hakea laskutus- ja mittausvirheisiin korjausta 10 vuoden ajalta takautuvasti.
  • kaikkia suoramarkkinointipuhelutallenteita, asiakaspalvelun tallenteita, vikailmoituksia, sopimukseen johtavien puheluiden tallenteita ja muita puheluiden tallenteita säilytetään yhden vuoden ajan puheluhetkestä.

Markkinointiin liittyvien tietojen poisto

  • energiapalvelutarjousten ja erilaisten lomakkeiden käsittelystä syntyvän rekisterin tiedot poistetaan yhden vuoden kuluttua käsittelyhetkestä
  • kaikkia suoramarkkinointipuhelutallenteita, asiakaspalvelun tallenteita, vikailmoituksia, sopimukseen johtavien puheluiden tallenteita ja muita puheluiden tallenteita säilytetään yhden vuoden ajan puheluhetkestä.

Valitusoikeus

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli epäilet henkilötietojaan käytettävän epäasianmukaisesti tai lainvastaisesti. Toivomme, että olet kuitenkin aina ensin yhteydessä meihin ja pyrimme selvittämään asiat jo ennen kuin niistä tulee ongelmia. Yhteystiedot ovat tämän selosteen alussa.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite:                      Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite:                         PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde:                               029 56 66700
Kirjaamo:                           029 56 667768
Sähköposti:                        tietosuoja@om.fi

 

Saat lisätietoja oikeuksistasi henkilötietojesi käsittelyyn Tietosuojavaltuutetun sivulta.

Tämän selosteen muutokset

29.10.2024 – Lisätty asiakastutkimukset ja -kyselyt, työnhakijat, urakoitsijat ja alihankkijat ja selkiytetty selosteen rakennetta näiden osalta
31.5.2024 – Tarkennuksia ja lisää vaihtoehtoja rekisteröityjen oikeuksien käyttöön
15.4.2024 – Koulutusympäristön käsittelyn kuvaus
27.9.2024 – tarkennuksia tietojen säilytysaikoihin
31.3.3023 – Valvontaviranomaisen yhteystietojen päivitys
20.2.2023 – lainmukaisuusperusteiden tarkennuksia
22.12.2022 – Analytiikkaan käytettävien henkilötietojen käsittelyn kuvaukset